Startseite

eMail Archivierung
Mail to Archive

Warum eMail-Archivierung (Vorteile)?

Rechtssichere E-Mail-Archivierung nach GoBD
Hilfe bei der Einhaltung der EU-DSGVO
Schnelle Suche über E-Mails und Dateianhänge
Schutz vor Datenverlusten
Entlastung von E-Mail-Servern
Reduzierung des Speicherbedarfs um bis zu 70%
Abschaffung von Postfachbegrenzungen

eMail-Archivierung - warum für mich ?

Nach den GoBD ist ein Unternehmen verpflichtet, die gesamten Geschäftsprozesse zu archivieren.
Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den GoBD und können bei Nichteinhaltung eine Verletzung der Buchhaltungspflicht riskieren.
Auch kleinste Unternehmen und auch Einzelunternehmer unterliegen dieser Verwaltungsvorschrift.

5 Irrtümer über eMail-Archivierung

Archivierungslösungen mit Mail to Archive

Mit unserer Archivierungs-Lösung Mail to Archive bieten wir Ihnen
drei verschiedene Archivierungslösungen bzw. -varianten an:

Anmerkung:
Die Cloud-Lösungen werden in DSGVO konformen und ISO-27001-Zertifizierten
Rechenzentren in Deutschland und der EU gehostet.

Archivierung in der
shared Cloud

Ihr eMail-Archiv wird, zusammen mit den Archiven anderen Kunden, auf einer zentralen Hosting Plattform gehalten.
Selbstverständlich sind Ihre Archive von den Archiven der anderen Kunden separiert und können von diesen nicht eingesehen werden.

Empfohlen von 1 bis max. 250 Postfächer

Archivierung in der
exclusive Cloud

Ihr eMail-Archiv wird auf einer Plattform, ohne weitere Kunden, nur für Sie gehalten.
Dies ist die bevorzugte Lösung bei einer hohen Anzahl an eMail-Postfächern die archiviert werden sollen oder beim Wunsch nach absoluter "Privatsphäre".

Empfohlen ab ca. 250 Postfächer
oder
ab 1 Postfach wenn Gründe für eine "exclusive" Archivierung vorliegen

Archivierung bei Ihnen
im Hause (Inhouse)

Ihr eMail-Archiv wird bei Ihnen auf einem Windows-Server installiert (z.B. einer virtuellen Maschine).
Dies ist die bevorzugte Lösung wenn:
- die Archive nicht in der Cloud gespeichert werden sollen, oder
- eine langsame Internet-Verbindung und gleichzeitig ein hohes Datenvolumen vorhanden ist, oder
- andere Gründe für eine Inhouse-Archivierung vorliegen.

Für alle Anzahlen an Postfächern

Funktionsumfang

Alle drei Hosting-Varianten bieten Ihnen den gleichen Funktionsumfang:

Schneller
Suchzugriff

Anwender können über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, einen eigenen Archiv-Client oder über Webaccess auf das Archiv zugreifen.
Die Archiv-Instanzen bieten eine schnelle Volltextsuche über E-Mails und beliebige Typen von Dateianhängen
Anwender können E-Mails aus dem Archiv heraus selbstständig wiederherstellen

Flexible
Archivierung

Durch das Aufsetzen der Journal-Archivierung, können E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang vollständig archiviert werden
Zusätzlich können bestehende Postfächer, öffentliche Ordner und Shared Mailboxes archiviert werden

Unterstützte
eMail-Systeme

Von Microsoft unterstütze Microsoft Exchange Server-Versionen
Microsoft 365
Google Workspace
Alle IMAP- oder POP3- kompatiblen E-Mail-Server
MDaemon, IceWarp und Kerio Connect
PST, EML und andere Dateiformate
E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook

Preise

Die nachstehend genannten Preise basieren auf Beispielen und sollen Ihnen lediglich einen Anhaltspunkt geben. Diese sind abhängig vom eingesetzten Szenario und deshalb unverbindlich.
Alle Preise verstehen sich netto (zzgl. MwSt).
Für eine konkrete Preisauskunft nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Beispiel Lösung / variante	shared Cloud Archivierung	Exclusive Cloud Archivierung	Inhouse Archivierung
Preis je Monat (unverbindlich, netto zzgl. MwSt.)	€ 60	€ 5.500	€ 2.400
Anzahl Benutzer / Postfächer	5	250	100
Hardware	Dedizierte Instanz incl. Wartung	Dedizierter virtueller Server incl. Wartung	Kundeneigener Server
Vorhaltung Archive-Postfächer	10 Jahre	10 Jahre	10 Jahre (Kalkulationswert für Speicherplatz)
Speicherplatz für Archiv	20 GB	800 GB	ca. 400 GB werden benötigt
Laufzeit des Vertrages	12 Monate	12 Monate	12 Monate
Unverbindliche Teststellung möglich ? Max. 25 Benutzer, Kosten für Einrichtung fallen an (werden bei Abschluss eines Vertrages verrechnet).	ja, 20 Tage	ja, 20 Tage	ja, 20 Tage
Weitere Preisbestandteile	Grundgebühr Benutzer-Archive und Journal Einrichtung in Microsoft 365 Speicherplatz: 20 GB	Grundgebühr Benutzer-Archive und Journal Einrichtung in Microsoft 365 Speicherplatz: 1 TB	Installation und Einrichtung von MailStore auf kundeneigener Hardware 1 Jahr Wartung (MailStore) Einrichtung in Microsoft Exchange

Rabatte & Spezielle Konditionen

Bei den Paketen Exlusive Cloud Archivierung und Inhouse Archivierung gibt Rabatte bzw. spezielle Konditionen:

01

Bestimmte Kundengruppen

Für folgende Kundengrupen gibt es spezielle Konditionen:
- Gemeinnützige Non-Profit Organisationen
- Bildungseinrichtungen
- Öffentliche Institutionen

02

Lösungswechsel

Bei einer Neuinstallation, mit der die Lösung eines Wettbewerbers abgelöst wird, gewähren wir einmalig einen Rabatt von 50 Prozent im Rahmen unseres „Competitive Upgrades“ auf die Archivierungs-Software.
Hierzu gibt es bestimmte Bedigungen die wir Ihnen gerne näher erläutern.

eMail Archivierung Mail to Archive

Warum eMail-Archivierung (Vorteile)?

eMail-Archivierung - warum für mich ?

Archivierungslösungen mit Mail to Archive

Archivierung in der shared Cloud

Archivierung in der exclusive Cloud

Archivierung bei Ihnenim Hause (Inhouse)